Suivi des écarts (Améliorer)
Suivez les derives, consolidez les constats et pilotez votre plan d'action — la boucle Act du cycle PDCA.
A quoi sert le suivi des ecarts ?
Le module Suivi des ecarts (Ameliorer > Suivi des ecarts) est le coeur de la phase « Act » du cycle PDCA. Il agrege en un seul endroit toutes les anomalies detectees par Conformaze ou saisies manuellement par votre equipe : derives entre la documentation et la realite, constats issus d'audits ou de revisions, et actions correctives planifiees. C'est ici que vous pilotez l'amelioration continue de votre dossier de conformite, plutot que de la subir lors d'un controle externe.
Trois onglets, un seul flux
Le module est structure en trois onglets : « Derives » liste les ecarts detectes automatiquement (un nouveau systeme apparu dans la cartographie technique mais absent du registre, un sous-traitant dont la certification a expire, une revision en retard) ; « Constats » regroupe les observations enregistrees manuellement lors d'audits internes, externes ou d'entrevues structurees ; « Plan d'action » consolide les actions correctives a mener, avec proprietaire, echeance et statut.
Trois onglets, un seul flux
Convertir une derive ou un constat en action
Depuis l'onglet « Derives » ou « Constats », cliquez sur un element et choisissez « Ouvrir une action ». Vous decrivez l'action a mener, designez un proprietaire, fixez une echeance et choisissez la criticite (haute, moyenne, basse). L'action apparait alors dans l'onglet « Plan d'action » et dans le tableau de bord du proprietaire. Quand l'action est marquee comme realisee, la derive ou le constat d'origine est automatiquement clos avec un lien vers l'action qui l'a resolu.
Reporting au comite et a la direction
Le module produit un export PDF synthetique du plan d'action, avec le nombre d'actions ouvertes, en cours et cloturees, leur repartition par criticite et les retards. C'est le document a presenter en comite de gouvernance ou en revue annuelle de la conformite. Les indicateurs sont egalement exposes dans le tableau de bord Sante conformite, ce qui permet a la direction de suivre l'avancement sans avoir a se connecter au module.
Bonnes pratiques
Traitez le suivi des ecarts comme un rituel hebdomadaire de courte duree (15 a 30 minutes) plutot qu'un grand chantier annuel. Affectez systematiquement un proprietaire — un constat sans proprietaire ne sera jamais traite. Cloturez explicitement chaque action avec un commentaire decrivant ce qui a ete fait : ces commentaires deviennent votre meilleure preuve de diligence en cas d'enquete.
Conseil
Combinez le linter (qui detecte les ecarts dans la documentation) et le suivi des ecarts (qui detecte les derives entre documentation et realite) pour une couverture complete. Les deux modules s'alimentent mutuellement.